ولا شك بأن أكثر ما يشغل تفكير أيّ صاحب عمل هو ما إن كان بإمكان الموظف أن يعمل بفعالية من المنزل كما هو الحال عندما يكون في المكتب. فكيف يمكن لأصحاب العمل ضمان فعالية عملية التواصل بين أعضاء الفريق والحفاظ على أمن بيانات الشركة؟

 

بشكل عام، يختلف العمل عن بُعد عن العمل من المكتب، كما يؤثر على أعضاء الفريق لأنّ عملية التواصل بينهم لن تكونَ تقليديّة. ولكن مع ذلك، يمكن لهذا الأسلوب أن ينجح في حال تمّ التخطيط له بشكل جيد.

 

إليك كيف يمكن للموظفين العمل بإنتاجية بعيداً عن مقر العمل خلال فترة حجرهم المنزلي:

 

1. حدّد أهداف فريقك

 

يحتاج أعضاء فريقك للعمل كفريق واحد حتى وإن كانوا يعملون عن بُعد وبشكل فردي. ويجب على صاحب العمل وضع مجموعة من الأهداف والغايات وضمان إيصالها بشكل واضح للموظفين. يجب أن يعلم أيضاً كل فرد في الفريق كيف سيساهم في تحقيق هذه الأهداف، إذ يجب على أعضاء فريق العمل تحديد هدف مشترك للعمل عليه، ليكونوا أكثر نشاطاً وتعاوناً مع بعضهم البعض.

 

2. استخدم التكنولوجيا المناسبة

 

يعدّ استخدام التكنولوجيا المناسبة والأدوات الإلكترونية أمراً مهماً لتعزيز عملية التواصل، لذا تأكد من أنّ أعضاء فريقك الذين يعملون من المنزل لديهم إمكانية الوصول إلى الإنترنت وعقد المؤتمرات الصوتية ومشاركة الملفات واستخدام البرامج المهمة الأخرى.

 

واحرص أيضاً على فهم البرامج والأدوات التي يستخدمها موظفوك بشكل يومي ومخاطر الأمان المرتبطة بها، وتذكر بأن تأخذها بعين الاعتبار عند إعداد خطة العمل عن بُعد. وتأكّد من أنّ البيانات الحساسة مثل العقود وقوائم العملاء متاحة للعرض فقط وليس التعديل. احرص على إنجاز جميع هذه الأمور قبل السماح للموظفين بالعمل خارج المكتب، لتجنب الأخطاء الفنية وتسريب البيانات.

 

3. تواصل بشكل مستمر مع فريقك

 

للتأكد من أن فريق العمل لا يشعر بالعزلة أو الضياع، قم بالترتيب لعقد اجتماعات هاتفية يومية أو قصيرة. سيساعد التواصل المنتظم على تحفيز فريقك.

 

4. قم بإدارة عبء العمل بشكل مسبق

 

أبلغ فريق عملك بمواعيد التسليم النهائية لكل مهمة. إن كان المشروع يتطلب 6 أسابيع لإتمامه، حاول أن تقسمه الى مراحل أسبوعية، فذلك سيضمن التزامك بالمهل المحددة. سيُساعدك ذلك على إنجاز كافة المهام عن بُعد بيسر وسهولة.

 

وفيما يلي بعض الأدوات الفعّالة التي يمكن أن تساعدك في إدارة فريق العمل عن بُعد بشكل مثمر والتعاون مع الزملاء من المنزل، ومواصلة أنشطة عملك العادية أثناء مواجهة انتشار فيروس كورونا:

 

1. معارض الوظائف الافتراضية (مثل منصة vFairs)

 

يمكنك إجراء أي نوع من الفعاليّات الكبيرة إلكترونياً، فلا حاجة للتواجد الشخصي في الفعالية أو التواجد في تجمعات كبيرة. يمكنك استخدام هذه الأداة للمؤتمرات والمعارض وأي نوع آخر من الفعاليات.

 

2. الإعلان عن الوظائف والبحث عن السير الذاتية عبر الإنترنت

 

لا حاجة لتأجيل عملية التوظيف بسبب فيروس كورونا. يمكنك الإعلان عن وظائفك الشاغرة وتلقي طلبات الوظائف وتصفّح ملايين السير الذاتية والاتصال بالمرشحين في بيئة افتراضية آمنة. ليس ذلك فحسب، إذ تتيح لك هذه الأدوات التعاون مع الفريق الذي يعمل عن بُعد من خلال إضافة ملاحظات إلى السير الذاتية وتنظيمها في ملفات.

 

3. تقييم المرشّحين عبر الفيديو (مثل منصة Evalufy)

 

يمكنك المباشرة في إجراء المقابلات حتى لو كانت عن بُعد. باستخدام هذه الأداة، يمكنك تحويل خطوات المقابلة إلى تقييمات فيديو يمكن للمرشحين إكمالها من منازلهم حيث يمكنك مشاهدة الإجابات في أي مكان وفي أي وقت، ومشاركتها مع مدراء التوظيف، وإعطاء علامة للمرشّحين، وكذلك توفير الوقت الذي يتم قضاؤه في المقابلة.